強積金中介人應遵守的操守指引 · 《操守指引》：客戶資產、備存紀錄、主事中介人的管控及負責人員

詳解

客戶資產方面，第34ZL(1)(g)款要求在進行受規管活動時確保客戶資產迅速及妥善入帳。指引立場是中介人一般不應經手客戶資產；手冊提到的唯一情形，是客戶要求代為把支票轉交電子強積金系統的系統營運者，此時須迅速辦理。兩條硬規矩：客戶資產任何時候都要與自身資產分開、不得作與客戶無關的用途；不可接受現金，收取的支票必須劃線，抬頭只能填註冊計劃核准受託人或該註冊計劃。

備存記錄方面，第34ZL(2)款把責任放在主事中介人身上，涵蓋它本身及每名隸屬附屬中介人的活動，標準是足以讓前線監督判斷第(1)款有否被遵守。實務上須把向客戶披露或提供的資料文件、給予的受規管意見及其理據記錄在案並請客戶簽署確認，副本（實物或電子）交客戶；簽署正本或電子記錄保存最少七年，指引要求的錄音及書面記錄同樣最少七年，可電子儲存但須讓前線監督易於取覽。

管控方面，第34ZL(3)款要求主事中介人設立並維持妥善的管控及程序、盡最大努力促使附屬中介人遵從、確保負責人員有充分權限並獲充足資源和支持。第III.61段列出(a)至(v)最低清單，常考數字為：培訓記錄最少三年、業務資料記錄最少七年、發現不符規定後14個工作天內向前線監督及行業監督（如行業監督並非前線監督）匯報；另須在撤回對附屬中介人的同意（第34ZG條）及出現須匯報的改變（第34ZE、34ZI條）時通知積金局，並確保要約文件及推廣資料獲證監會認可或獲豁免。投訴方面須每季向積金局提交個案摘要、備存投訴紀錄冊，涉挪用客戶資金、偽造客戶文件或未經同意轉移累算權益須立即通報。第34ZM條則要求負責人員盡最大努力履行第34I(3)條的指明責任。

概念邊界

要分清責任主體：客戶資產迅速妥善入帳是主事與附屬中介人共同須遵守的作業要求；而備存活動記錄、設立管控及程序則只落在主事中介人身上。負責人員的指明責任限於確保主事中介人建立及維持妥善管控程序並促使附屬中介人遵從，不等於逐宗銷售親自把關。第34ZL(4)款界定的客戶，只指被邀請、誘使或企圖邀請誘使作出關鍵決定的人，以及獲提供受規管意見的人，並非所有接觸過的人。積金局接收投訴並作紀律制裁屬另節內容。

案例

某銀行為主事中介人，其附屬中介人上門拜訪客戶。客戶拿出現金（假設為一筆小額款項）要求代繳供款，該中介人須拒收，並請客戶開出劃線支票、抬頭寫上註冊計劃核准受託人的名稱；若客戶請他把支票轉交電子強積金系統的系統營運者，他應迅速轉交，且不可把該支票與自己的款項混同。會面中他就成分基金選擇給予受規管意見，遂把披露過的資料、意見內容及理據寫入文件，請客戶簽署確認並把副本交客戶，正本由銀行保存最少七年。其後客戶投訴權益被未經同意轉移，屬嚴重性質，銀行須立即通知前線監督及行業監督，把個案寫入投訴紀錄冊，並在每季摘要中報積金局。