保護個人資料 · 在保險上的應用

詳解

公署這份《指引》針對保險從業員經常遇到的真實工作場景，覆蓋客戶資料的收集、儲存、使用、保安及處理查閱要求，實務上可分五類情境。

①收集客戶的醫療資料：人壽或健康保險的投保申請、以及此類保單的索償處理，往往要取得醫療資料，但不得超乎適度，否則違反保障資料第1原則。手冊的例子是：索償人申請的是切除扁桃腺的醫療費用，保險人一般不需要索取他十年前膝蓋手術的醫療紀錄，除非能說明該資料與本次索償相關。收集方式亦須公平合法，以欺詐或失實陳述取得資料不算公平。

②收集身份證號碼及副本：受第1原則及私隱專員發出的《身分證號碼及其他身分代號實務守則》規管。除非法律授權，或屬《守則》第2.3段列明的准許情況，否則不得收集身份證號碼或其他身分代號；例如保險人為確保賠款付給正確的人，可能需要客戶或受益人的身份證號碼。收集副本須遵從《守則》第3.2段，例如為證明符合《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》附表2第3條而收取人壽保險客戶的身份證副本。

③聘用私家偵探調查可疑索償：偵探本身受《條例》約束，而委任的保險人須留意可能要為其行為負轉承責任。隱蔽方式取得資料一般不屬公平，但個案情況不同——若合理懷疑人身傷害索償涉及欺詐，又無其他實際可行方法取證，採用人身監察或屬合理；調查中不應收集與索償無關的私生活資料。

④直接促銷中的收集與使用：從業員跳槽到另一家保險機構時，不得把舊委託人或舊僱主檔案裡舊客戶的保單文件複印帶走；把這些資料用來推廣新東家的產品，也很可能已經偏離當初收集時的目的。

⑤職員及代理的查閱、儲存與處理：屬第4原則，例如郵寄或專人送遞用密封信封、敏感資料（如身份證號碼）不得從信封窗口露出、只限收件人拆閱的注明「私人及機密」；代理在辦公地方以外與客戶會面時，須防止文件被無關人士看到、對話被聽到，機構亦應提供清晰指引。

概念邊界

7.2.2講的是《指引》在保險場景的應用示例，不是《條例》本身的框架；六項保障資料原則、定義、豁免、直接促銷第6A部的通知與刑罰、以及外判予資料處理者的合規方法，屬《條例》特點部分。另外，《指引》是協助業界依從的指引，不是發牌或操守規管文件；對中介人向保單持有人的照顧責任、專業彌償保險要求，也不在此範圍。

案例

某人壽保險客戶投保後申請扁桃腺切除手術的醫療費用賠償，理賠人員向醫院索取其全部病歷，包括十年前的膝蓋手術紀錄。除非保險人能說明該紀錄與今次索償有關，否則屬收集超乎適度的資料，違反第1原則。其後保險人懷疑另一宗人身傷害索償造假，聘請私家偵探；由於沒有其他實際可行的取證方法，以人身監察記錄索償人的活動可屬合理，但偵探順帶記錄索償人的家庭私生活則不應收集，且保險人可能要為偵探的行為承擔轉承責任。承保部門另需客戶及受益人的身份證號碼，以確保賠款付給正確的人，屬《守則》准許的情況。