保护个人资料 · 在保险上的应用

详解

公署这份《指引》针对保险从业员经常遇到的真实工作场景，覆盖客户资料的收集、储存、使用、保安及处理查阅要求，实务上可分五类情境。

①收集客户的医疗资料：人寿或健康保险的投保申请、以及此类保单的索偿处理，往往要取得医疗资料，但不得超乎适度，否则违反保障资料第1原则。手册的例子是：索偿人申请的是切除扁桃腺的医疗费用，保险人一般不需要索取他十年前膝盖手术的医疗纪录，除非能说明该资料与本次索偿相关。收集方式亦须公平合法，以欺诈或失实陈述取得资料不算公平。

②收集身份证号码及副本：受第1原则及私隐专员发出的《身分证号码及其他身分代号实务守则》规管。除非法律授权，或属《守则》第2.3段列明的准许情况，否则不得收集身份证号码或其他身分代号；例如保险人为确保赔款付给正确的人，可能需要客户或受益人的身份证号码。收集副本须遵从《守则》第3.2段，例如为证明符合《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》附表2第3条而收取人寿保险客户的身份证副本。

③聘用私家侦探调查可疑索偿：侦探本身受《条例》约束，而委任的保险人须留意可能要为其行为负转承责任。隐蔽方式取得资料一般不属公平，但个案情况不同——若合理怀疑人身伤害索偿涉及欺诈，又无其他实际可行方法取证，采用人身监察或属合理；调查中不应收集与索偿无关的私生活资料。

④直接促销中的收集与使用：从业员跳槽到另一家保险机构时，不得把旧委托人或旧雇主档案里旧客户的保单文件复印带走；把这些资料用来推广新东家的产品，也很可能已经偏离当初收集时的目的。

⑤职员及代理的查阅、储存与处理：属第4原则，例如邮寄或专人送递用密封信封、敏感资料（如身份证号码）不得从信封窗口露出、只限收件人拆阅的注明「私人及机密」；代理在办公地方以外与客户会面时，须防止文件被无关人士看到、对话被听到，机构亦应提供清晰指引。

概念边界

7.2.2讲的是《指引》在保险场景的应用示例，不是《条例》本身的框架；六项保障资料原则、定义、豁免、直接促销第6A部的通知与刑罚、以及外判予资料处理者的合规方法，属《条例》特点部分。另外，《指引》是协助业界依从的指引，不是发牌或操守规管文件；对中介人向保单持有人的照顾责任、专业弥偿保险要求，也不在此范围。

案例

某人寿保险客户投保后申请扁桃腺切除手术的医疗费用赔偿，理赔人员向医院索取其全部病历，包括十年前的膝盖手术纪录。除非保险人能说明该纪录与今次索偿有关，否则属收集超乎适度的资料，违反第1原则。其后保险人怀疑另一宗人身伤害索偿造假，聘请私家侦探；由于没有其他实际可行的取证方法，以人身监察记录索偿人的活动可属合理，但侦探顺带记录索偿人的家庭私生活则不应收集，且保险人可能要为侦探的行为承担转承责任。承保部门另需客户及受益人的身份证号码，以确保赔款付给正确的人，属《守则》准许的情况。